مفهوم و ضرورت تولید محتوا در اینترنت

یک فرآیند تولید محتوای فکر شده و قوی برای ایجاد هر محتوا، صرف نظر از مقیاس و دامنه ضروری است. اگر فرآیندی از پیش تعیین شده ندارید، پروژه های محتوایی شما را به تاخیر می اندازد. همچنین، برنامه انتشار شما ممکن است موقتی باشد و خود محتوا ناهماهنگ و ضعیف اجرا شود. همچنین به این معنی است که محتوا به شما در دستیابی به اهداف تجاری کمک نخواهد کرد. یا پاسخگوی نیازهای مخاطبان شما نخواهد بود. بنابراین هدر دادن منابعی است که برای ایجاد محتوا استفاده کرده اید. اگر یک تیم کوچک (یا یک نفره) هستید، ممکن است به نظر برسد که اصلاً به فرآیندی نیاز ندارید. اما مشکل اینجاست: بدون فرآیند، این احتمال وجود دارد که محتوای شما به هدف خود عمل نکند.

ایجاد فرآیند تولید محتوا، به صورت مشترک

برای ایجاد یک محتوای هدفمند اطمینان حاصل کنید که تمامی افراد تیم موارد زیر را میدانند:

اهدافی که برای رسیدن به آن تلاش می کنند

وظایفی که باید انجام دهند

زمانی که برای آنها در نظر گرفته شده است

زمان سررسید

سایر اعضای تیم که به آنها وابسته هستند

برای مقیاس‌بندی و ساده‌سازی فرآیند خود، باید یک فرآیند محکم ایجاد کنید. این فرآیند نیاز به مقاومت در برابر چالش هایی دارد که تیم و کسب و کار شما با آن روبرو خواهند شد. تیم محتوای خود را گرد هم بیاورید و راهی برای مستندسازی فرآیند خود، مانند یک تخته سفید، یک دیوار خالی با پست‌های آن، هر امکانی که به این فرایند کمک کند هم بیاورید. شما فرآیند تولید محتوای خود را با تعریف هر یک از شش عامل زیر ایجاد خواهید کرد:

• هدف

• وظایف

• نقش ها

• سفارش

• جدول زمانی و سررسید

• موجودی محتوا

بیایید به هر یک از آنها با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و اقداماتی را که باید برای هر عامل انجام دهید را مرور کنیم.

1. هدف محتوای شما

اگر محتوای شما مطابق با اهداف کسب و کار شما و نیازهای مخاطبان نباشد، هیچ فرآیندی نمی تواند به شما کمک کند تا کسب و کار خود را به سمتی که می خواهید هدایت کنید. وقتی هر قسمت از محتوای شما هدف مشخصی دارد، شما این قدرت را دارید که عملکرد آن را اندازه گیری کنید و تلاش های آینده خود را بهینه کنید. دانستن اینکه آیا محتوای شما برای افزایش رتبه جستجو، آگاهی از برند، تولید سرنخ یا هر چیز دیگری که برای تجارت شما مهم است یا خیر، به شما کمک می کند تا تفاوت واقعی با این محتوا ایجاد کنید.

چگونگی انجام:

بهترین زمان برای تعیین اهداف برای هر قسمت از محتوای شما در مرحله برنامه ریزی موضوع است. تعیین اهداف همچنین می تواند در مرحله کشف یا شروع پروژه های وب سایت اتفاق بیفتد. برنامه ریزی موضوعات محتوای خود به صورت انبوه رایج ترین و کارآمدترین راه برای تعریف تقویم محتوای خود برایسه ماه  یا حتی یک سال آینده است. به عنوان مثال، پس از اینکه 13 موضوع پست وبلاگ را برای سه ماهه اول سال آینده فهرست کردید، از فضای کنار ستون موضوعات خود برای اضافه کردن یک هدف برای هر موضوع استفاده کنید. وقتی تمام 13 هدف را فهرست می‌کنید، که انتظار می‌رود برخی از آن‌ها بیش از یک بار ظاهر شوند، فهرست خود را مرور کنید و ببینید آیا با اهدافی که کسب‌وکار به‌عنوان یک کل تلاش می‌کند به آن دست یابد، همسو است یا خیر.

اگر هدف اصلی شما افزایش 15 درصدی تولید  است، اما اکثر اهدافی که برای موضوعات خود تعیین کرده اید، با هدف افزایش آگاهی از برند است، باید با در نظر گرفتن این هدف، به برنامه ریزی موضوع خود بازگردید. به همین دلیل است که برنامه ریزی حداقل یک ربع از قبل با ارزش است. این به شما فرصتی می‌دهد تا تأثیری را که محتوای شما بر تصویر کلی خواهد داشت، مرور کنید، و به شما زمان می‌دهد تا کل استراتژی بازاریابی محتوای خود را بر اساس آن دوباره بررسی کرده و تنظیم کنید.

2. وظایف فرآیند تولید محتوای شما

ندانستن وظایفی که در فرآیند تولید محتوای شما دخیل است، می‌تواند پروژه‌هایی را که هرگز به موقع یا اصلاً منتشر نمی‌شوند، به تأخیر انداخته و از مسیر خارج کند. وقتی زمانی را برای نوشتن و ویرایش اختصاص می‌دهید، اما نه برای طراحی و اصلاحات، ناگهان به زمان بیشتری از دیگران نیاز خواهید داشت که به سادگی ممکن نیست. این منجر به تاخیر و ناامیدی زیادی می شود.

چگونگی انجام:

هر اقدامی را که باید انجام شود تا یک محتوا از خلاصه به تایید و منتشر شود را فهرست کنید. ساده به نظر می رسد (و واضح است)، اما فراموش کردن برخی از مراحل و به ویژه مراحل فرعیممکن میباشد. پیش بروید و همه چیزهایی را که در طول فرآیند تولید شما اتفاق می افتد فهرست کنید. و منظورم همه اینهاست! یک رویکرد خوب در اینجا این است که تا حد امکان جزئیات داشته باشید و هنوز وظایف خود را ادغام نکنید. به عنوان مثال، به جای اینکه صرفاً ویرایش کلی را به عنوان یک کار فهرست کنید، هر ویرایشی را که باید انجام دهید، مانند ویرایش کپی، ویرایش سرفصل، ویرایش گرافیکی فهرست کنید. مراحلی مانند بررسی حقایق، تصحیح، ترجمه یا بررسی قانونی را نیز فراموش نکنید. این تضمین می‌کند که هیچ یک از وظایف کوچک‌تری را که در صورت فراموشی به گلوگاه تبدیل می‌شوند، فراموش نکنید. این ممکن است منجر به یک لیست طولانی شود که به جای بهتر شدن اوضاع را بدتر کرده است، اما مراحلی که بعد از این لیست دنبال می شود به شما کمک می کند فهرست را اصلاح کنید و آن را قابل اجرا کنید. یک بار دیگر با همه افراد درگیر بررسی کنید و تأیید کنید که هیچ کاری فراموش نشده است. وقتی این کار انجام شد، برای مرحله بعدی آماده هستید.

3. نقش ها در فرآیند تولید محتوای شما

هر یک از وظایف را به فردی که مسئول انجام آن است محول کنید. اگر اینطور نیست، بیش از ضرب الاجل شما در خطر است زیرا زمینه ای برای تغییر رفتار و روابط تیمی ناسالم می شود. این می تواند عواقب طولانی مدت داشته باشد.

نحوه انجام:

از مرحله قبل به لیست وظایف خود بروید و در کنار هر کار یک نام افراد را اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در یک صفحه هستند و هر یک از اعضای تیم در مورد محدوده مسئولیت خود توافق دارند. اگر متوجه شدید که بیش از یک نفر مسئول یک کار واحد هستند، آن را بیشتر بررسی کنید و ببینید آیا چندین کار فرعی وجود دارد که می توانید آن کار را به آنها تقسیم کنید. به این ترتیب، مطمئن خواهید شد که هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول کدام بخش خاص از آن کار است وجود ندارد و احتمال سردرگمی را کاهش خواهید داد. تنها موقعیتی که این مرحله را بیهوده می کند زمانی است که شما تنها فردی هستید که درگیر این فرآیند هستید. حتی در این صورت، نباید هیچ یک از مراحل باقی مانده را نادیده بگیرید.

4. ترتیب فرآیند تولید محتوای شما

اگر ترتیب کارها در فرآیند تولید محتوای شما به هم نخورد، افرادی را خواهید داشت که منتظر یکدیگر هستند تا کارها را به پایان برسانند. در عوض، آنها باید زمان مفید خود را به حداکثر برسانند و هر زمان که ممکن است به طور همزمان برای کوتاه کردن فرآیند تولید کار کنند.

نحوه اجرا:

به لیست وظایف خود برگردید و موقعیت هر کار را تأیید کنید. در مورد هر یک از آنها باید اطمینان حاصل کنید که:

- هیچ کار قبل از آن به آن بستگی دارد، و

- این به هیچ یک از وظایف بعد از آن بستگی ندارد

در اینجا یک مثال ساده است. فرض کنید شما دو نفر دارید که به تمام عناصر گرافیکی برای محتوای شما رسیدگی می کنند، اما یکی از آنها وظیفه عکاسی و گرافیک دارد، در حالی که دیگری آنها را بر اساس دستورالعمل های برند شما ویرایش می کند. وظیفه ویرایش تصاویر هرگز نباید قبل از منبع یابی تصاویر باشد. در غیر این صورت، یک نفر وقت خود را تلف می کند تا شخص دیگر وظیفه خود را به پایان برساند. یکی دیگر از فعالیت های صرفه جویی در زمان در اینجا این است که به مراحل تولید محتوای خود از منظری بالاتر نگاه کنید و به دنبال کارهایی باشید که می توانید همزمان انجام دهید. به عنوان مثال، در حالی که نسخه شما هنوز در نسخه دوم خود است، مسئول منبع تصاویر احتمالا می تواند کار خود را شروع کند.

5. جدول زمانی و سررسید

این بلوک نهایی برای یک فرآیند تولید محتوای موثر است. این همان چیزی است که تمام قطعاتی را که ذکر کردیم به یک فرآیند تکرارپذیر که توسط تاریخ ها و نقاط عطف تعریف شده است می چسباند.

نحوه اجرا:

دو بخش در این مرحله وجود دارد که من دوست دارم آنها را مؤلفه‌های «زمان تکمیل» و «روزهای قبل» بنامم. هر یک از وظایف شما اکنون صاحب خود را دارد که به درستی در موقعیت قرار گرفته است. با هر یک از صاحبان کار کار کنید تا زمان تخمینی که طول می کشد تا یک کار خاص به پایان برسد را اضافه کنید. اگر این اولین باری است که فرآیند تولید خود را ترسیم می کنید، در ابتدا مطمئن شوید که این زمان ها را جمع آوری کنید. برای مثال، اگر شما و صاحب کار فکر می‌کنید که تکمیل یک کار 45 دقیقه طول می‌کشد، آن را تا یک ساعت گرد کنید. همچنین این بهترین زمان برای بررسی ادغام وظایف و زمان لازم برای تکمیل آنها است. بدیهی است که شما فقط زمانی می خواهید این کار را انجام دهید که چندین کار ماهیت مشابهی داشته باشند و یک فرد واحد مسئولیت آنها را بر عهده داشته باشد.

این همچنین به شما یک نمای کلی واضح تر از کل فرآیند و همه افراد درگیر را می دهد. بخش دوم این مرحله این است که تمام وظایف را به عقب از تاریخ انتشار خود ترسیم کنید. برای مثال، فرض کنید می‌خواهید هر سه‌شنبه یک محتوا منتشر کنید، و می‌خواهید آن را تا جمعه هفته قبل در CMS خود داشته باشید. کار به عقب ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

• پست وبلاگ هر سه شنبه پخش می شود

• زمانبندی پست وبلاگ برای انتشار در CMS چهار روز قبل، جمعه

• نوشتن و برنامه ریزی پیام های اجتماعی: 5 روز قبل، پنجشنبه

• درج گرافیک در پست: 7 روز قبل، سه شنبه

• طراحی سربرگ، بدنه و گرافیک شبکه های اجتماعی: 8 روز قبل، دوشنبه

• ویرایش دوم و تصحیح نهایی: 11 روز قبل، جمعه

• بازبینی اول: 13 روز قبل، چهارشنبه

• پیش نویس اول: 15 روز قبل، دوشنبه

… و غیره.

با همه افراد درگیر در این فرآیند کار کنید تا این را با آنچه برای آنها بهتر است تنظیم کنید. با انجام این کار، آنها تصویر واضحی از میزان زمان لازم برای تولید محتوا در هر هفته به دست خواهند آورد. و بهترین چیز در مورد این است؟ هر چه بیشتر این فرآیند را طی کنید، بهتر می شوید. با گذشت زمان، ممکن است متوجه شوید که می توانید وظایف بیشتری را ادغام کنید. ممکن است نقش‌هایی را هماهنگ کنید که می‌توانند از نزدیک با هم کار کنند تا کاری را سریع‌تر انجام دهید. می توانید تصمیم بگیرید که زمان بیشتری را برای بررسی ها و بررسی های کیفیت در نظر بگیرید تا بر ارزشی که محتوای شما برای مخاطبان به ارمغان می آورد تأثیر بگذارد.

6. فهرست محتواها

مسئولیت‌های مرتبط با محتوا باید تعریف شوند تا هرگز یک قطعه از محتوا را اشتباه قرار ندهید. درست مانند مسئولیت ها در مورد وظایف، هر یک از اعضای تیم باید در مورد نقش خود در فهرست محتوا مطمئن باشند.

نحوه اجرا:

بسیاری از وظایفی که تعریف کرده اید با اضافه شدن یا تغییر خاصی در فهرست محتوای شما همراه خواهند بود. به عنوان مثال، شخصی که مسئول نوشتن اولین پیش نویس است، سندی را ایجاد می کند که حاوی آن پیش نویس باشد. شخصی که آن را بررسی می کند، تغییراتی در همان فایل ایجاد می کند. شخصی که منابع تصاویر شما را تهیه می کند آن را با فردی که مسئول ویرایش آن تصاویر است به اشتراک می گذارد. سپس آن شخص باید گرافیک جدیدی را که ایجاد می کند ذخیره کند. شخصی که آنها را در CMS آپلود می کند باید به آنها دسترسی داشته باشد و به روز رسانی های اجتماعی را برای آن قطعه محتوا بنویسد. بنابراین اقدام شما در اینجا این است که یک مسئولیت موجودی محتوا را به هر یک از وظایف اختصاص دهید - البته اگر مسئولیتی با کار مرتبط باشد. بنابراین اگر وظیفه "نوشتن 10 نسخه سرفصل: 11 روز قبل، جمعه" است، می توانید "ایجاد فایل سرفصل در پوشه پست" را به آن اضافه کنید. جزئیات به سیستمی که برای سازماندهی فایل های خود استفاده می کنید بستگی دارد.

به این ترتیب، هیچ کس هرگز تعجب نخواهد کرد که چرا در صورت نیاز فایلی در دسترس نیست.

جمع بندی:

این فرآیند شما را در مسیر ایجاد محتوای باکیفیت بدون تاخیر، سردرگمی، دوری از  سوء تفاهم و ناامیدی قرار می دهد. بهترین مکان برای شروع این است که به جدیدترین محتوای خود نگاه کنید و اقدامات خود را که منجر به آن شده است بررسی کنید. توجه داشته باشید:

• هر تاخیری که رخ داد

• هر چیزی که به حالت تعلیق در می آمد زیرا به یکی دیگر از اعضای تیم وابسته بود

• وضعیت موجودی محتوای شما و هرگونه اصلاحی که باید پس از انتشار آن محتوا انجام می دادید

• هر موقعیتی که مالکیت بر یک وظیفه مشخص نبود

نتیجه نقاط ضعف شماست. اکنون، چندین ساعت را با تیم خود اختصاص دهید (یا اگر تنها هستید برای خودتان) و شش مرحله را با در نظر گرفتن این نقاط ضعف طی کنید. تمام کارها را کامل کنید و هر چیزی را که بحث می کنید مستند کنید. و سپس، شما آماده هستید تا برای اولین بار فرآیند جدید خود را اجرا کنید و آن را به یک فرآیند مقاوم در برابر چالش تبدیل کنید.